Sổ tay to do list là loại số dành riêng cho những kế hoạch và sử dụng nó sao cho hiệu quả mới quý khách tham khảo bài viết sao nhé !
Sử dụng sổ tay To Do List sao cho hiệu quả nhất
Sử dụng sổ tay to do list thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất?
Sau khi tham khảo về dòng sổ tay to do list là gì và công dụng của chúng ra sao? Có lẽ bạn đã bị chúng thuyết phục rồi phải không? Tuy nhiên, nếu bạn chỉ lên danh sách các đầu việc phải làm nhưng lại không có bất cứ hành động nào thì chắc chắn chúng sẽ khó đạt được hiệu quả như mình mong đợi bạn nhé. Sau đây Anh Minh Gift sẽ chia sẻ đôi điều với các bạn cách sử dụng sổ tay to do list.
Bạn cần liệt kê công việc một cách cụ thể và thực hiện thường xuyên theo định kỳ
Bạn nên chia danh sách những công việc cần làm theo tuần, theo tháng hoặc theo quý để tránh lãng phí trong việc phải tập trung quá nhiều vào việc phân chia nhiệm vụ. Nếu lên lịch quá lắt nhắt sẽ dễ khiến bạn quên mất những công việc quan trọng cần xử lý dẫn đến việc bổ sung vào sổ tay to do list sẽ bị thiếu.
Khi liệt kê cần sắp xếp tính chất công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã xác định được thứ tự những việc cần thực hiện, bạn nên đánh dấu cho chúng bằng những biểu tượng hoặc số thứ tự để khi xem lại bạn sẽ còn nhớ. Ví dụ mình nên sắp xếp như sau: những công việc quan trọng cần xử lý gấp -> việc cũng gấp nhưng chưa đến mức quan trọng -> việc quan trọng nhưng chưa cần xử lý gấp -> việc khác. Nếu áp dụng cách sắp xếp như thế, chắc chắn bạn sẽ có được một thứ tự logic để hoàn thành các đầu mục công việc.
Nên kiệt kê các công việc ra sổ tay một cách chi tiết
Vì các bước thực hiện của mỗi giai đoạn công việc là khá nhiều nên bạn cần hạn chế ghi vào sổ tay quá vắn tắt. Nếu bạn ghi chúng ra càng chi tiết càng tốt đấy nhé, chúng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và định hướng được rõ ràng về các nhiệm vụ cần làm. Điều này sẽ giúp cho việc tiết kiệm thời gian làm việc khá nhiều đấy.
Đồng thời, bạn cũng nên ghi thêm vào đó các chỉ tiêu về thời gian hoàn thành. Chẳng hạn như có những công việc chỉ cần ít phút là có thể xong 100% tiến độ, nhưng có những công việc có khi phải mất 1 đến 2 tiếng nhưng mới chỉ xong được 80% tiến độ. Việc đặt ra các mốc thời gian như vậy cũng giống như chỉ tiêu KPI vậy, nó sẽ thúc đẩy bạn phải làm việc tập trung hơn nữa. Và ngược lại đối với những công việc không đặt ra chỉ tiêu thì nó khiến bạn tốn khá nhiều thời gian mà công việc chưa chắc đã hoàn thành được.
Tuyệt đối nên hạn chế để thời gian chết trong mỗi đầu mục công việc được liệt kê
Bạn phải tận dụng tối đa thời gian của mình bằng cách luôn mang theo cuốn sổ tay to do list bên mình. Để những khi nhàn rỗi nếu chưa biết phải làm gì, bạn có thể tranh thủ xử lý các công việc cần làm trong đó để có thể hoàn thành mục tiêu sớm hơn dự kiến, như vậy bạn mới có thời gian để bản thân có thể nghỉ ngơi. Thời gian là vàng là bạc nên bạn tuyệt đối đừng để thời gian chết bạn nhé.
Rà soát lại những công việc đã hoàn thành vào ngày hôm trước
Hành động này tuy đơn giản nhưng chúng sẽ giúp bạn có thêm động lực và niềm tin để thực hiện các công việc sắp tới. Ngoài ra, nếu có lỡ quên sót thì chúng sẽ giúp các bạn có thể nhớ cách thực hiện các đầu mục đó ra sao.
Đưa ra các phương án giải quyết khi công việc vẫn chưa hoàn thành
Mục đích của sổ tay to do list là liệt kê chi tiết ra các công việc cần thực hiện. Và đối với những công việc gặp phải khó khăn khi thực hiện thì việc đưa ra các giải pháp thực hiện sẽ giúp bạn bóc tách chi tiết những đầu mục tồn đọng, qua đó bạn sẽ có động lực hơn để giải quyết chúng. Sau đây là những lưu ý khi ghi chú vào sổ tay to do list
Công việc được liệt kê phải có tính thực tế
Dù cho công việc cần thực hiện thuộc về cá nhân hay tập thể thì bạn cũng cần phải sắp xếp chúng một cách thực tế. Bạn nên phân bổ khối lượng công việc sao cho đều nhau, tránh dồn tất cả các đầu mục công việc có tính chất phức tạp vào cùng xử lý chung tại một thời điểm vì như thế chúng sẽ rất khó để bạn có thể đạt được kpi đã đề ra và cũng dễ gây ra áp lực cho chính bạn.
Trước khi liệt kê công việc vào sổ tay to do list, anh minh gift khuyên bạn nên xem xét khả năng của mình cũng như đồng đội để tạo ra được một danh sách công việc hợp lý hơn.
Hoạch định đúng thời gian cần triển khai
Ngoài việc chỉ lập ra cho mình một danh sách công việc cần được hoàn thành, bạn nên cần bổ sung thêm cho chúng về thời gian dự kiến hoàn thành các công việc ấy ra sao. Chỉ có cách áp dụng như thế mới khiến cho công việc của bạn đạt hiệu quả cao nhất cũng như sử dụng được tối ưu thời gian của chính mình. Với việc từ đề ra deadline như vật cũng như một lời nhắc nhở rằng bạn phải luôn chú tâm vào những công việc mà mình đã đề ra.
Chia nhỏ, phân bổ những công việc có tính chất dài hạn
Với những công việc mang tính chất phức tạp, cần phải xử lý trong một thời gian dài, lời khuyên chân thành của mình dành cho các bạn ấy là: Đừng quá ôm việc mà hãy chia nhỏ chúng ra thành từng mục riêng kèm thời gian cần thiết để hoàn thiện. Cứ mỗi ngày bạn cứ áp dụng từng chút và rút ra kinh nghiệm trong mỗi task vụ như vậy mình tin chắc rằng công việc của các bạn sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều đấy.
Dự phòng ra sao cho các tình huống phát sinh
Đối với các tình huống phát sinh ngoài ý muốn là điều không ai trong chúng ta mong muốn và có thể lường trước được chúng cả như: Khi giao việc cho đồng đội nhưng lỡ bạn nào hôm đó ốm, không xử lý được thì phải xử lý ra sao? Để tránh rơi vào những tình huống éo le như vậy, khi lập kế hoạch vào sổ tay to do list bạn cần tính đến phương án đó phải xử lý thế nào và cần bao nhiêu thời gian dự trù cho việc thay thế phương án khắc phục.
Tư vấn chọn sổ tay: 0917530575 - 0906788269
