Nếu bạn đang phụ trách hạng mục này và chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo các bước lập plan quà tặng sự kiện cơ bản dưới đây nhé !
Các bước chuẩn bị cho một chương trình sự kiện cần có
Để event diễn ra thành công tốt đẹp và không lãng phí ngân sách, người thực hiện cần lập kế hoạch rõ ràng, trong đó không thể thiếu các bước liên quan đến việc chọn và chuẩn bị quà tặng sự kiện.
Nếu bạn đang phụ trách hạng mục này và chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo các bước lập plan quà tặng sự kiện cơ bản dưới đây. Lưu ý phần xác định ngân sách và số lượng khách mời có thể hoán đổi vị trí cho nhau, tùy vào tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.
Xác định ngân sách giới hạn:
Chi phí là vấn đề vô cùng quan trọng khi lên kế hoạch quà event, vì tặng phẩm phục vụ mục đích này thường phải đặt gia công số lượng lớn mới có thể đáp ứng nhu cầu biếu tặng khách mời event (lên đến hàng trăm, hàng ngàn người).
Vậy điều cần xác định trước tiên, đó là khoản kinh phí bạn có thể chi cho quà tặng sự kiện, dựa trên mức ngân sách tổng thể của toàn bộ kế hoạch event. Từ ngân sách cố định này, chúng ta mới tiến hành bước tiếp theo.
Số lượng khách mời bao nhiêu? Họ là ai?
Quà tặng sự kiện doanh nghiệp thường sẽ dành cho người tham dự (chủ yếu là khách hàng tiềm năng, đối tác). Tuy nhiên, giữa những đối tượng khách mời cũng có sự khác biệt cơ bản về nhu cầu, đặc trưng và mục tiêu tiếp cận. Ví dụ khách mời VIP là đối tác doanh nhân, diễn giả…, bạn cần chuẩn bị quà tặng khác với khách phổ thông (là những người tham gia đại trà).
Bước này cực kỳ quan trọng, đòi hỏi người lên kế hoạch phải lập danh sách càng chi tiết càng tốt, để xác định số lượng tặng phẩm phù hợp với từng người nhận nhất định.
Nên nhớ, quà tặng sự kiện không phải là sản phẩm bán ra nên sẽ không thu hồi vốn được, và rất dễ lãng phí nếu đặt dư, dẫn đến hao tổn kinh phí, làm giảm hiệu quả chiến lược marketing tổng thể.
Chọn quà tặng event phù hợp:
Ấn tượng, đẹp mắt và hữu dụng là những tiêu chí bạn cần lưu ý khi chọn quà cho khách mời sự kiện. Tất nhiên, quà tặng sự kiện phải nằm trong mức ngân sách giới hạn và phù hợp với từng đối tượng nhất định.
Ngoài ra, tính chất event cũng sẽ quyết định không nhỏ đến quà tặng. Ví dụ nếu sự kiện tổ chức ngoài trời, cần thu hút khách vãng lai tham gia thì quà phải nhiều, giá rẻ và có tính phổ thông, để ai nhận cũng có thể sử dụng, chẳng hạn như: áo thun, móc khóa, lót ly…
Ngược lại, nếu event cao cấp và chỉ những người có giấy mời mới được tham dự, quà tặng phải đẳng cấp ấn tượng, có giá trị cao và độc đáo, chẳng hạn như: Pin sạc dự phòng, cặp tài liệu, biểu trưng để bàn…
Chọn đơn vị quà tặng sự kiện uy tín:
Sau khi xác định cơ bản chi phí và ý tưởng quà tặng, bạn nên chọn đơn vị cung cấp quà uy tín cho sự kiện. Đây là bước cuối cùng của cả kế hoạch và cũng là khâu quan trọng quyết định chất lượng quà tặng sự kiện.
Thực ra ngay từ bước số 2, bạn đã có thể tìm luôn công ty gia công quà event chuyên nghiệp để được các chuyên viên tư vấn chọn tặng phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế.
Thường các đơn vị sản xuất quà tặng sự kiện uy tín như Anh Minh Gift đều hoạt động lâu năm trong ngành, hiểu tâm lý khách hàng, nắm rõ bản chất Gift Marketing nên có thể tư vấn các giải pháp quà tặng hợp lý, đảm bảo ngân sách tối ưu và hiệu quả PR tích cực. Bạn có thể liên hệ hotline 0917530575 để được Anh Minh Gift hỗ trợ thêm vấn đề này.
